中南大学学生社团联合会外联培训资料

中南大学学生社团联合会
关于策划书写作指导教材
举办活动的流程
一．活动创意经过部长的意见和可行性分析，确立活动。
二．策划书，其他部门可以给提供资料和提出修改意见，最后由部长通过。
三．策划书上交社联，团委审批，包括经费，场地，海报张贴，横幅张挂等等。
四．拉赞助。
五．完成具体工作计划
六。开展活动。
工作计划：
a. 申请审批
b. 寻找合作组织
c. 寻找赞助单位
d. 邀请嘉宾
e. 筹备资金
f. 现场布置
g. 活动进程
h. 人员分工
i. 清场处理
一
策划书的一般内容
1．
主题
2．
前言
3．
活动介绍
4．
宣传计划
5．
商家补偿计划
6．
经费预算
7．
赞助方案
8、
资金流向
9、   (附)活动工作人员安排表
二
策划项目的简单分析
1．
主题：
a. 有明确的中心思想
b. 有现实的意义
2．
前言：
a. 策划的宗旨
b. 活动背景的分析
c. 活动必要性
d. 活动可行性
e. 活动意义
3．
活动介绍：
a. 活动名称
b、活动时间
c、活动地点
d. 组织机构（主办 协办 参与）
e. 活动目的
f. 活动内容（活动流程）
g、效果预测
5．
宣传计划：
a. 活动宣传
b. 商家宣传
6．
商家补偿计划
a. 效果预测
b. 宣传方案（加强）
7．
经费预算：
a. 立项周密
b. 项目细化
三
部分策划项目的详细分析
1．
商家补偿计划：
a. 冠名权
b. 传单宣传
c. 小册子宣传
d. 海报宣传
e. 易拉宝宣传
f. 展板宣传
g. 宣传栏宣传
h. 横幅宣传
i. 网站宣传
j. 广播台宣传
k. 刊物宣传
l. 奖品宣传
m. 产品宣传
n. 工作人员用品宣传
o. 咨询点宣传
p. 促销点宣传（展台，禁止商业活动）
q. 幕布背景喷绘宣传
r. 嘉宾发言
s. 现场鸣谢
t. 问卷调查
u. 媒体宣传
v 产品代理（个人名义）
w．高校发布会（大型活动）
x．提供学生业务员（个人名义）                                 
中南大学学生社团联合会
关于拉赞助指导
熟悉自己的学校，自己的组织、协会。
收集最近学校内外的活动信息，通过收集这些信息可以让你清楚什么公司有兴趣，什么公司没有兴趣。
锁定公司后，先对该公司有初步了解，寻求话题和合作点。
出发前多准备一些资料，可以是学校同类型活动好的一面或协会一些历史经典资料。
选择好你的拍挡，每次拉赞助最好2－3个人一组，男女搭配。分好工：谁做记录，谁解说，谁回答问题。
选择好去的路线、明确公司地址（最好一次去多家），并且与公司负责人先用电话约好时间。
外出拉赞助，除了拉赞助外，你的一行一动都代表着组织的形象，所以注意言行，装束。
拉赞助最大的财富不是拉不拉得到赞助，是你可以接触一个公司，甚至一个公司的高层。了解他们的运作和思维。然后把它变成你的经验和财富。
如何拉赞助
在日常交往中，我发现有些同学对“拉赞助”存在误会——以为“拉赞助”就是磨嘴皮子，说白了就是“骗”；这是一种错误的想法。
拉赞助可分为四个阶段：策划、交涉（外联主要工作）、落实、反馈。每个阶段有不同的工作重心及应对方法。
                               一、策划阶段
首先，策划的目标要明确：说服对方，使之与你建立合作关系。
  如何说服？这是问题关键。整个说服过程是建立在双方合作可行性的基础上的，即在分析双方利弊后提出一个使双方受益的合作方案。
（一），对方需要什么？虽然需求各不相同，但是归根到底，有一点是很明确的，即对方希望通过合作产生宣传效益，进而带来经济效益；希望投入1块钱能给他带来10块甚至更多的收益。
（二）我方优势何在，如何发挥？这是对前一问题的回答，是说服对方与你而非与他合作的依据。
（三）两者结合，分析双方合作的基础，提出使对方宣传效益有起码保障的合作方案，即策划书。当然，做策划书之前，首先要根据以上思考作调查研究，寻找可行性较大的合作伙伴，尽可能做到有的放矢。在寻找合作伙伴过程中，需特别考虑我方优势与对方的契合点。比如说校电台具有宣传方面的优势；各协会也各有特点，比如计算机类协会去找电脑商；体育类协会去找体育器材专营商；健美协会、时装协会，因女生多，去找美容美发、时装化妆等商家，从理论上说成功率比较高。此外，就活动本身也各有特色，譬如演讲，辩论大赛与书店合作，比起歌舞晚会来，就会觉得更为“对口”。这当然也是说服对方的重要条件。做策划书时，务必注意自我定位，即要强调是平等的合作伙伴关系：你提供财力，我提供人力，我们一起把活动搞好；我得到你的支持使活动顺利开展，你在活动过程中得到广告宣传，双赢。所以，自我定位，固然不可过高过傲，但也不宜太低太“贱”，因为拉赞助本质上是合作。这就要求我们的策划书要尽可能表现得客观严谨，尽可能突出宣传方式及实施细节。此外，须坦诚以待，能做什么，不能做什么，有什么优势，可以如何发挥……一目了然，绝不开空头支票，力求让商家看完策划书有这种感觉：我们是负责任的，我们是有经验的，我们是替他着想的。写策划书时应这样思考：我的目标是说服对方与我合作，那么应该准备哪些素材、素材应该如何组织，一切围绕着怎样才能最有力地说服对方展开，因为衡量一份策划书的最终标准是：是否达到说服对方的预期目标。对于经费预算，大家要特别重视。尽可能做到明确而详实，需要多少现金和物品，现金花在哪儿，物品有何用，一目了然。力求留给对方一种印象：不是漫天要价，而是为了保证活动顺利进行的基本要求；每一分钱你都用到点儿上，你是有合作诚意的。
                             二、交涉阶段。
交涉阶段的工作重心是化解对方的疑惑，商讨合作细节，最终确定具体的合作模式。
  首先应该注意一些礼仪上的细节问题，比如：
（1）衣着整洁，并尽可能稳重些，给对方暗示：我是尊重你的；我是干练的，有经验的；
（2）不迟到，向对方表明：我是守时的，我是守信的，跟我合作没错；
（3）无不良习惯，如抠鼻子，挖耳朵，跷二郎腿，讲粗话……这些问题务必十分注意，尤其是双方初次见面的时候。当然，这就要求我们平时就要养成良好的习惯。
其次，要充分利用语音、语调、语气、语速、手势表情等感染对方。须知：只有事先说服自己，才有可能说服别人。当然，这里涉及一个“度”的问题务必注意不要太过火，否则，过犹不及，适得其反。如何把握“度”的问题，这就要求你仔细观察，灵活应变，比如发现对方已被调动起来，你可适当再提一提；若对方稍流露出一丝不耐烦，那么你要马上压一压。此外针对策划书的合作条款，或简要列举，或重复强调，也要因人而异。那么，如何观察？观察脸部神情，尤其是观察眼睛，是最有效的。
以上谈的都是一些交往过程中应该注意的问题，事实上该阶段的重要任务是与对方商讨合作细节问题，真正目标是确立合作关系。当然，前提是态度要诚恳。能做什么，准备如何去做，要求明确而详尽，特别要注意的是，没有把握的事项不能随意答应下来，因为这些讨价还价将是协议的条款依据，一旦签约，白纸黑字，是要负法律责任的。交涉过程中，应该强调的是宣传方式，即你能做什么，准备如何落实而不是一味夸大宣传效益。因为广告就是一种投资，投资就是要承担一定风险的。这里有两层含义：首先，宣传效益不等于经济效益，利弊得失的判断工作应该由对方去完成；其次，宣传效益最终要通过宣传行为来实现，因此哪些宣传方式准备如何落实才是我们自始至终要强调突出的，这实际上是消除对方的后顾之忧，引导对方作出有利于我方的判断。经费预算，是谈判工作的重中之重。如果能够作价格调整，该退让的还是要退让的，以免因小失大。如果无法让步，那么要特别注意说话技巧。
如果商家很有合作意向，只待我们在经费上作出让步，而我们所列的经费是非常实在的，没有任何的调整空间了。那我们就应该表达出了三层意思：
（1）我方的价格是很实在的，而且基本上都用在宣传方面，我方是有诚意的；
（2）合作双方要有合作诚意，如果你方价格上还坚持另有要求，那么，就是你方缺乏合作诚意的表现（备注：大概意思就是这样的，但应该委婉表达；但是意思还得表达清楚，否则就达不到准确表意的目标；如果对方真正了解你的话意后，还是会觉得不舒服，那么，一定要加上第三句话）；
（3）一起把活动搞好，是我们的共同目标，必需的经费是不能“偷工减料”的；我方价格很实在，所以我们不应该把时间花在一二拾、一两百的讨价还价中，而应该商讨如何保证把活动做得最好，这才是对双方都更有利的（事实上，合作细节已经谈好了。我只是想很冠冕地引开话题）。
其实，整个正面交涉过程实际上就是揣摩对方心理、并有针对性地一一化解矛盾的过程。最后强调一点，在整个交涉过程中，确确实实要站在对方利益角度来考虑问题，理由很简单：只有对方认识到你有为他着想，他能从活动中受益，他才愿意投资，你才能获得资助。这是整个过程的关键。
                                  三、落实阶段。
在很多同学想象中，拉赞助仅局限在前两步，以为拿到钱就结束了。其实这是一种误解。签合同，拿到钱，只是合作的开始，真正的工作刚刚展开，比如还要落实协议条款，还要提供反馈资料。对于协议条款的落实问题，不仅仅是态度问题，还是性质问题，决定了双方是合作关系还是欺诈与被欺诈关系。如果是前者，双赢；如果是后者，看起来是一赢一输，实际上是“双输”，往往是被欺诈者“一朝被蛇咬，十年怕井绳。”而欺诈者“捡了芝麻，丢了西瓜。”活动不顺利，主要是由种种客观因素造成的（包括天公不作美），而在这整个过程中，我们要负责，我们的表现要让他们满意的，从而创造下一次合作机会。能把坏事办出个好结果来，最能体现一个人的综合素质，而这关键不仅在于你的处事能力，更在于你是否有责任心。如何做好落实工作，我以为最佳方式是与对方经常沟通，一起探讨，并付诸实施。这里还涉及到积极反馈的问题。
四、反馈阶段
为什么要反馈？
首先，要求反馈，这就鞭策你把承诺落实到位，工作做到家。；
其次，从学习和锻炼的角度来看，只有反馈，与商家多沟通才能总结经验，吸取教训，从而得到提高。
  第三，广告就是投资，投资就有风险，因主观原因，谁都不可能做每一次每一项都让商家百分之百地满意（更何况有些商家的期望值过高），那么在反馈过程中多与商家讨论问题何在，有无补救办法……一般说来，只要我们的工作确实到位甚至基本到位，商家一般不会太难为学生的，商家最恨的是拿钱之前软磨硬泡，拿钱之后不见踪影；商家最怕的是被骗的感觉，特别是被学生骗的感觉，这种感觉可能比丢了几个钱更让他们难受。
此外，反馈也是有“工资”的。第一，好的服务方能招来“回头客”，第二，这些“回头客”往往乐于从中穿针引线，帮你介绍他人，大家可以想象这类合作的成功率极高；第三，如果你善于交际，你们可以探讨一些其他共同感兴趣的话题，往往可以建立良好的人际关系，而对方往往是有着丰富生活阅历的长者，你可以从中学到许多为人之道，这比什么都重要。更何况一旦对方信任你，欣赏你，他们将全力支持你。
最后，作一点小结。拉赞助的要诀是“胆大、心细、脸皮厚”。
胆大——超越与陌生人打交道的心理障碍问题。
心细——处处留心皆学问。
脸皮厚——脸皮，像手茧，越磨越厚。
备注一。如何取得公司的联系方法：
1．114查公司号码。
2．通过某些协会或师兄师姐获得已联系过公司的联系资料。
3．逛街的时候，注意一下各个商家的联系电话，他们可能成为你下一个赞助商。
4．通过网络得到公司的联系方式。
5．通过商品得到公司的联系方式。
6．通过朋友，同学，亲人得到公司联系方式。（家在长沙的同学比较有优势）
备注二。联系公司注意的小问题。
不要在前台小姐那里浪费太多时间，她没有决定权。
当公司叫你传真或发邮件过去的时候，不要理他，最好说送上门或直接见面会谈。因为传真的价格不是你可以承担的，而且大部分都是没有结果的。
去一家公司，无论你如何失败，对方如何没有诚意和兴趣都好，你一定要拿到其中一个人的联系方式（卡片）。
拉赞助的时候，除了介绍的话，其他的少说，让你的赞助商多说话，并认真仔细回答他的问题。并记录他的观点和看法。
拉赞助的时候注意提及具体、细节的东西。这样的话公司会觉得我们是准备充分和认真对待的。
活动预算细则
宣传经费
横幅5元/M   一般为8M、10M、12M （需要横幅较多时可标记70或80元/条）
喷绘（1.2*2.4）25元/块
含木板100元/块
      海报免费
      传单70元/1000份
      校园广播300元/周
       其它
校电视台《300元
、校内其他新闻媒体《300
             各社团配合宣传《300
    2、活动经费
      场地费                           300—400元
背景喷绘12M*6M                 600元
      灯光音响
大型活动               2000元
                小型活动               1000元
      服装、道具                       800—1000元
      宣传册                           300元
      请柬                              100元
      节目单                            100元
     小礼品                            200
3、其它经费
       突发事件预留                      200元
       工作餐                             5元/人/餐
       水（视具体情况而定）


[ 本帖最后由 杨晓东1012 于 2007-12-7 19:58 编辑 ]

能完全理解上述培训资料的内容，拉赞助将成为一件快乐和轻松的事情。

谢谢学长

赞细节！